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Qué elementos necesito para montar un buen evento

Archivado en: Tecnología

Comienza el año y es el momento de dar forma a la idea de evento que venimos trabajando en los últimos meses. El diseño y ejecución de un acto público es harto complejo, por los recursos que requiere y el plus intrínseco que siempre acarrea el hecho de que un evento para que funcione, ha de ser perfecto.

Si nuestro objetivo es el lanzamiento de un gran congreso, el mejor consejo siempre es contar con un equipo experto y en los casos en los que no lleguemos, apostar por la subcontratación de servicios profesionales, como podría ser la consultoría audiovisual para eventos.

¿Cuáles son los puntos clave que no podemos olvidar antes de comenzar a dibujar lo que será el acto en sí?

Qué elementos necesito para montar un buen evento

 

Los 7 elementos para crear el mejor evento del año

  • Temática del evento. ¿Tienes claro de qué quieres que sea el evento? ¿Por qué lo haces? ¿No se ha hecho ya? ¿Cuál es tu valor diferencial?
  • Lugar único. Quizás no es lo que determine el éxito del encuentro pero los marcos únicos suelen facilitar que las experiencias sean memorables.
  • Público objetivo. Ese público al que te diriges va a ser el leit motiv de todo lo que hagas y será también la clave del éxito a la hora de buscar sponsors, patrocinadores, colaboradores y financiación. Será tras la definición del nicho al que nos dirigimos, cuando mejor podremos escoger a los ponentes con los que queremos trabajar y empezar a organizar una agenda. Un público indefinido o muy ambiguo nos puede llevar a crear un evento con un objetivo demasiado amplio que no termine resultando atractivo para el público general ni a un visitante muy específico dado que no terminamos de profundizar en una materia en la que puede estar especializado.
  • Ponentes y colaboradores. No siempre el mejor evento es aquel que lleva a los expertos más ‘afamados’. De hecho, no es difícil escuchar una y otra vez los mismos speech de ponentes ‘gurús’ que repiten su presencia en uno y otro escenario contando siempre la misma historia. Busca a verdaderos expertos en la materia que abordas y que narren cómo es su día a día de forma práctica, con anécdotas y de manera coloquial.
  • El mejor equipo técnico. No hay buen evento sin buena ejecución. De nada nos sirve tener a cientos de personas sentados en sus butacas esperando a un presentador estrella si luego no funciona bien el sonido, la iluminación es escasa, no se ha trabajado la escena, la señalética del recinto da lugar a errores… El éxito de un buen encuentro reside en los detalles, en que todo sea perfecto y que parezca ¿natural? No, nada sale perfecto si antes no se ha trabajado minuciosamente ¡que no te engañen!
  • Proveedores especializados. Quizás seas brillante coordinando a equipos de personas pero hay aspectos de un gran acto que requieren a profesionales como consultores, ingenieros, técnicos de sonido o de imagen, montadores… Siempre, siempre, subcontrata aquello que no sepas hacer. Y hazlo con empresas expertas ¡nada de amigos chapuzas!
  • Tecnología. Asegúrate que vídeos, imágenes, sonido,… que se van a reproducir durante el evento funcionan bien. No confundas la tecnología casera con la empresarial.

Todo esto no es viable si previamente no hemos pensado bien en el concepto y el fin de lo que estamos programando. Deberemos trabajar la creatividad y estudiar bien nuestro mercado para saber cuáles son las verdades razones que atraen a nuestro público objetivo a un evento.

¿Ya tienes claro sobre qué quieres hacer el evento del año? ¡Pues arranquemos!

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